GDPR - Ochrana osobných údajov
ORGANIZAČNÁ SMERNICA PRE SPRACÚVANIE A OCHRANU OSOBNÝCH ÚDAJOV V ORGANIZÁCII
Podľa ustanovení zákona 18/2018 z.z, z 29. novembra 2017 o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, (ďalej len „ZoOOÚ“)
Obsahuje technické a organizačné opatrenia, ktoré sa spoločnosť zaviazala dodržiavať, keďže je podľa § 12 ZoOOÚ zodpovedná za dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov a je povinná tento súlad so zásadami spracúvania osobných údajov na požiadanie úradu preukázať.
Spoločnosť:
Názov: LogisTrade s.r.o.
Sídlo: Hlavná 271/7 Svätý Peter 946 57
IČO: 44 770 855
Dozorný orgán:
Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
Sekretariát úradu: +421 /2/ 3231 3214
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk
1. Vymedzenie základných pojmov
dotknutou osobou každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú,
prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; prevádzkovateľ alebo konkrétne požiadavky na jeho určenie môžu byť ustanovené v osobitnom predpise alebo medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, ak takýto predpis alebo táto zmluva ustanovuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov,
sprostredkovateľom každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa,
spracúvaním osobných údajov spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo so súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami,
súhlasom dotknutej osoby akýkoľvek vážny a slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby vo forme vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu, ktorým dotknutá osoba vyjadruje súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov
informačným systémom akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom základe alebo geografickom základe,
biometrickými údajmi osobné údaje, ktoré sú výsledkom osobitného technického spracúvania osobných údajov týkajúcich sa fyzických charakteristických znakov fyzickej osoby, fyziologických charakteristických znakov fyzickej osoby alebo behaviorálnych charakteristických znakov fyzickej osoby a ktoré umožňujú jedinečnú identifikáciu alebo potvrdzujú jedinečnú identifikáciu tejto fyzickej osoby, ako najmä vyobrazenie tváre alebo daktyloskopické údaje,
obmedzením spracúvania osobných údajov označenie uchovávaných osobných údajov s cieľom obmedziť ich spracúvanie v budúcnosti,
profilovaním akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov spočívajúceho v použití osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných znakov alebo charakteristík týkajúcich sa fyzickej osoby, najmä na analýzu alebo predvídanie znakov alebo charakteristík dotknutej osoby súvisiacich s jej výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom,
pseudonymizáciou spracúvanie osobných údajov spôsobom, že ich nie je možné priradiť ku konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, ak sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie toho, aby osobné údaje nebolo možné priradiť identifikovanej fyzickej osobe alebo identifikovateľnej fyzickej osobe,
šifrovaním transformácia osobných údajov spôsobom, ktorým opätovné spracúvanie je možné len po zadaní zvoleného parametra, ako je kľúč alebo heslo,
online identifikátorom identifikátor poskytnutý aplikáciou, nástrojom alebo protokolom, najmä IP adresa, cookies, prihlasovacie údaje do online služieb, rádiofrekvenčná identifikácia, ktoré môžu zanechávať stopy, ktoré sa najmä v kombinácii s jedinečnými identifikátormi alebo inými informáciami môžu použiť na vytvorenie profilu dotknutej osoby a na jej identifikáciu,
porušením ochrany osobných údajov porušenie bezpečnosti, ktoré vedie k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene alebo k neoprávnenému poskytnutiu prenášaných, uchovávaných osobných údajov alebo inak spracúvaných osobných údajov alebo k neoprávnenému prístupu k nim,
príjemcom každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou; za príjemcu sa nepovažuje orgán verejnej moci, ktorý spracúva osobné údaje na základe osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, v súlade s pravidlami ochrany osobných údajov vzťahujúcimi sa na daný účel spracúvania osobných údajov,
treťou stranou každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ alebo inou fyzickou osobou, ktorá na základe poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa spracúva osobné údaje,
2. Mapovanie osobných údajov
Naša spoločnosť sa v tomto kroku rozhodla definovať, aké osobné údaje spracúva, aby bola schopná zanalyzovať spracúvanie osobných údajov a zabezpečiť ochranu všetkých spracuvávaných osobných údajov.
a) Osobné údaje zákazníkov
- meno, priezvisko, titul
- ulica a číslo, PSČ, mesto
- email, telefónny kontakt
- telefonický a emailový kontakt
b) Osobné údaje zaznamenané kamerovým systémom
- Tvár monitorovanej fyzickej osoby
- iné črty osoby ktoré môžu byť odhalené kamerovým systémom
3. VŠEOBECNÉ POVINNOSTI PREVÁDZKOVATEĽA (§ 31 ZoOOÚ)
Naša spoločnosť sa ako prevádzkovateľ zaväzuje dodržiavať nasledovné všeobecné povinnosti:
a) S ohľadom na povahu, rozsah a účel spracúvania osobných údajov a na riziká s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou pre práva fyzickej osoby sa zaväzujeme prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade so ZoOOÚf.
b) Uvedené opatrenia budeme podľa potreby aktualizovať.
c) Budeme pravidelne preverovať trvanie účelu spracúvania osobných údajov a po jeho splnení bez zbytočného odkladu zabezpečiť výmaz osobných údajov
d) Naša spoločnosť bude zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch, ktoré spracúva. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po ukončení spracúvania osobných údajov.
4. Špecificky navrhnutá a štandardná ochrana osobných údajov (§ 32 ZoOOÚ)
Naša spoločnosť sa zaväzuje pred spracúvaním osobných údajov zaviesť a počas spracúvania osobných údajov mať zavedenú špecificky navrhnutú ochranu osobných údajov, ktorá spočíva v prijatí primeraných technických a organizačných opatrení, napríklad aj vo forme pseudonymizácie, na účinné zavedenie primeraných záruk ochrany osobných údajov a dodržiavanie základných zásad podľa § 6 až 12, ZoOOÚ.
Naša spoločnosť sa zaväzuje pri špecificky navrhnutej ochrane osobných údajov zohľadniť najnovšie poznatky ochrany osobných údajov, náklady na vykonanie opatrení, povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov a riziká spracúvania osobných údajov s rôznou pravdepodobnosťou a závažnosťou, ktoré spracúvanie osobných údajov predstavuje pre práva dotknutej osoby.
Naša spoločnosť sa zaväzuje zaviesť štandardnú ochranu osobných údajov, ktorá spočíva v prijatí primeraných technických a organizačných opatrení na zabezpečenie spracúvania osobných údajov len na konkrétny účel, minimalizácie množstva získaných osobných údajov a rozsahu ich spracúvania, doby uchovávania a dostupnosti osobných údajov. Naša spoločnosť zabezpečí, aby osobné údaje neboli bez zásahu fyzickej osoby štandardne prístupné neobmedzenému počtu fyzických osôb.
5. PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY
Povinnosti prevádzkovateľa pri uplatňovaní práv dotknutej osoby sú upravené § 29 ZoOOÚ. Obmedzenia práv dotknutej osoby, podľa § 30 ZoOOÚ.
Práva dotknutej osoby sú upravené § 19 - § 28 ZoOOÚ a naša spoločnosť sa zaväzuje ich dodržiavať.
Ide napríklad o nasledovné práva:
a) Dotknutá osoba má právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
b) Dotknutá osoba má právo byť informovaná o primeraných zárukách týkajúcich sa prenosu podľa § 48 ods. 2 až 4, ak sa osobné údaje prenášajú do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii.
c) Prevádzkovateľ je povinný poskytnúť dotknutej osobe jej osobné údaje, ktoré spracúva.
d) Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. So zreteľom na účel spracúvania osobných údajov má dotknutá osoba právo na doplnenie neúplných osobných údajov.
e) Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu vymazal osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.
f) Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie osobných údajov
g) Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla prevádzkovateľovi
h) Dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie osobných údajov
i) Dotknutá osoba má právo na to, aby sa na ňu nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov vrátane profilovania a ktoré má právne účinky, ktoré sa jej týkajú alebo ju obdobne významne ovplyvňujú.
6. Zásady spracúvania osobných údajov v našej spoločnosti
6.1. Zásada zákonnosti (§ 6 a § 13 ZoOOÚ)
Naša spoločnosť sa zaviazala spracúvať údaje len zákonným spôsobom tak, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutej osoby.
Spracúvanie osobných údajov našou spoločnosťou bude zákonné a to zabezpečením, že sa vykonáva na základe aspoň jedného z týchto právnych základov:
a) dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov aspoň na jeden konkrétny účel,
b) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
c) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,
d) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby,
e) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi alebo
f) spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany okrem prípadov, keď nad týmito záujmami prevažujú záujmy alebo práva dotknutej osoby vyžadujúce si ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa; tento právny základ sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh.
